Povinnost zaměstnavatele uschovávat dokumenty o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu

V souvislosti s účinností Nařízení Evropského parlamentu Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/EU (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) se často setkáváme s rozdílnými názory na to, po jakou dobu po skončení příslušného pracovněprávního vztahu je zaměstnavatel pro případ prokázání konkrétních skutečností, pro případ kontroly, atp. povinen ze zákona uschovávat pracovní smlouvy, dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti.

Lze se setkat s názory, že tyto dokumenty, mající povahu běžných účetních záznamů, podléhají dle zákona o účetnictví^[1] pětileté uschovací době. Existují však i názory, že uschovací doba je delší, a to s ohledem na povinnost plátců pojistného^[2] uschovávat účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu deseti kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Poměrně spornou zůstává otázka, zda se tyto dokumenty považují též za účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění,^[3] které je zaměstnavatel vedle mzdových listů povinen uschovat po dobu až třicet kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Vzhledem k nejasnostem, které roztříštěná právní úprava ve vztahu k těmto dokumentům přináší, jsme požádali Českou správou sociálního zabezpečení o stanovisko, jak na tyto dokumenty nahlížet.

K našemu dotazu nám bylo ze strany České správy sociálního zabezpečení, oddělení metodiky důchodového pojištění, odboru důchodového pojištění zaměstnanců, zasláno stanovisko se závěrem, že u pracovních smluv, dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti se jedná o účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, a proto jsou zaměstnavatelé podle ustanovení § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, povinni uchovávat mimo jiné i tyto doklady po dobu třiceti kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu deseti kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

^[1] Ustanovení § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví

^[2] Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociálním zabezpečení

^[3] Zákon č. 589/1992 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení