Jak na zápis do evidence skutečných majitelů?

JAK NA ZÁPIS DO EVIDENCE SKUTEČNÝCH MAJITELŮ?

V našem předchozím článku jsme vás informovali o novém zákonu o evidenci skutečných majitelů[1] („Zákon“), který vstupuje v účinnost již 1. června 2021. Tímto článkem navazujeme na problematiku skutečných majitelů z pohledu samotného provedení zápisu, celkového rozsahu zapisovaných informací, které budou muset evidující osoby od svých skutečných majitelích do evidence zapsat, či z hlediska možnosti opravit chybně zapsané nebo neaktuální údaje. Pro připomenutí rovněž v úvodu rozebereme, kdo je ve smyslu Zákona skutečným majitelem a má tak povinnost nechat se do evidence zapsat.

KDO JE SKUTEČNÝM MAJITELEM?

Pod definici „skutečný majitel“ budou s účinností od 1. června 2021 spadat všechny fyzické osoby, které jsou:

• koncovými příjemci podstatné části celkového majetkového prospěchu tvořeného při činnosti nebo likvidaci právnické osoby nebo svěřenského fondu, kterou již dále nepředávají. Zákon předvídá takové postavení u všech, kdo mohou přímo či nepřímo získat alespoň 25 % tohoto prospěchu (typicky podílu na zisku);
• osobami s koncovým vlivem, které mohou přímo nebo nepřímo bez pokynů jiného uplatňovat ve společnosti rozhodující vliv, tj. každý kdo:
• je ovládající osobou podle zákona o obchodních korporacích (tj. může jmenovat nebo odvolat většinu vedoucích pracovníků společnosti nebo komu svědčí více než 40 % hlasovacích práv ve společnosti, pokud jiná osoba nemá stejný nebo vyšší podíl na hlasovacích právech);
• má přímý nebo nepřímý podíl na hlasovacích právech, který významně převyšuje podíly na hlasovacích právech ostatních osob, zejména je-li větší než 25 %.

Jak kritérium koncového příjmu, tak koncového vlivu zohledňují rovněž jakýkoliv nepřímý prospěch či vliv, přičemž Zákon stanoví, jak se takový nepřímý prospěch či vliv vypočítá.

Skutečným majitelem jsou dle Zákona případně fyzické osoby, které jsou:

• osobami ve vrcholovém vedení společnosti, pokud nelze identifikovat žádnou osobu podle výše uvedených kritérií. Jedná se o osoby, které zajišťují každodenní nebo pravidelné řízení výkonu činností společnosti a současně jsou statutárním orgánem či osobami statutárnímu orgánu přímo podřízenými.

PROVEDENÍ ZÁPISU DO EVIDENCE SKUTEČNÝCH MAJITELŮ

Samotnou registraci skutečného majitele je možné provést celkem třemi způsoby. A to buď prostřednictvím rejstříkového soudu, notáře nebo za využití Zákonem nově zaváděného institutu automatického průpisu.

Registrace u rejstříkového soudu. K registraci prostřednictvím soudu poslouží standardizovaný elektronický formulář, který evidující osoba[2] doručí příslušnému rejstříkovému soudu. Takovým soudem bude zpravidla krajský soud, ve kterém má daná společnost či svěřenský správce svůj obecný soud.[3] K formuláři je třeba přiložit písemnosti, ze kterých vyplývají údaje zapisované do evidence (pokud jde o postavení skutečného majitele, jedná se např. o společenské smlouvy, seznamy akcionářů, seznamy společníků či případně prohlášení evidující osoby o pravdivosti údajů). U cizojazyčných písemností je třeba doložit prostý překlad do českého jazyka, ledaže příslušný rejstříkový soud takový překlad nevyžaduje. U zahraničních osob je dále nutné pro potřeby jejich identifikace dokládat výpisy ze zahraničních rejstříků a evidencí obdobných těm českým.

Samotný návrh na zápis (formulář) podává primárně evidující osoba, jejíž skutečný majitel je zapisován. Pokud však evidující osoba nezaregistruje svého skutečného majitele do 15 dnů od vzniku povinnosti (nabytí účinnosti Zákona či vznik nové společnosti), může návrh podat jakákoliv osoba, která osvědčí právní zájem na zápisu. Je však třeba mít na paměti, že i tato třetí osoba musí k návrhu přiložit všechny Zákonem požadované písemnosti.

Pokud podala návrh sama evidující osoba, provede soud zápis do evidence, aniž by o tom vydával rozhodnutí. O provedení zápisu dotyčnou evidující osobu pouze vyrozumí a zašle jí první výpis z evidence. Pokud návrh podává třetí osoba s právním zájmem (po uplynutí 15denní lhůty), vydá soud před zápisem do evidence usnesení, které doručí evidující osobě. Po nabytí právní moci tohoto usnesení soud zapíše údaje do pěti pracovních dnů.

Registrace prostřednictvím notáře. Druhým způsobem, jak lze skutečného majitele do evidence zapsat, je prostřednictvím notáře. Z důvodové zprávy Zákona je patrná tendence zákonodárců, odlehčit již tak zatíženým soudům a vložit tuto administrativu převážně do rukou notářů. Výše zmíněné požadavky na návrh na zápis do evidence zůstávají samozřejmě zachovány s tím rozdílem, že veškeré kroky provede evidující osoba ve spolupráci s notářem, který pomocí dálkového přístupu sám skutečného majitele do evidence zapíše. Výhod je hned několik – v první řadě bychom měli vyzdvihnout rychlost zápisu a dále určitou garanci správnosti návrhu a podkladových listin. Předpokládáme, že tato přímá spolupráce povede ke snížení počtu odmítaných návrhů, neboť notář by měl na případné nedostatky navrhovatele upozornit a včas je opravit.

Automatický průpis. Třetí cestou jak splnit povinnost registrace skutečného majitele, je tzv. automatický průpis. Evidující osoby s jednoduchou vlastnickou strukturou (kterou lze vyčíst z obchodního rejstříku) mohou nechat uplynout patnáctidenní lhůtu pro registraci, a tím aktivovat automatický průpis informací z obchodního rejstříku do evidence skutečných majitelů. Záměr je tak stejný jako u zápisu údajů prostřednictvím notáře, a to snížit administrativní zátěž spojenou s provozováním evidence.

Druhou podstatnou výhodou automatického průpisu je automatická aktualizace údajů zapsaných v evidenci. Pokud evidující osoba využila automatického průpisu již při prvozápisu, může se spolehnout, že se při každé další změně údajů zapsaných v obchodním rejstříku změní rovněž údaje v evidenci skutečných majitelů.

Pokud evidující osoba využila k prvozápisu údajů o svém skutečném majiteli rejstříkového soudu či notáře, je pro aktivaci automatického průpisu třeba dodatečně navrhnout soudu nebo požádat notáře, aby byly údaje o jejích skutečných majitelích napříště propisovány automaticky. Podmínkou zůstává, že propisované údaje musí být zjistitelné z obchodního rejstříku.

Při využívání automatického průpisu však mějte na paměti, že ne vždy se osoby zapsané v obchodním rejstříku shodují se skutečnými majiteli podle Zákona. Na místě je proto obezřetnost a pravidelné kontroly propisovaných údajů.

Prodloužená lhůta pro zápis změny údajů. Ačkoli se nyní veškerá naše pozornost upíná k novému Zákonu a jím zaváděným povinnostem a sankcím, je dobré připomenout, že povinnost zapsat skutečné majitele do evidence tu byla již od 1. ledna 2018. Konkrétně byla (a do 31. května 2021 stále je) stanovena zákonem o veřejných rejstřících,[4] avšak bez hrozby přímé sankce za nesplnění. To zpravidla vedlo k tomu, že evidující osoby, na které tato povinnost dopadala, své skutečné majitele nezapsaly. Zákon zvýhodňuje ty obchodním korporace,[5] které postupovaly řádně podle zákona o veřejných rejstřících a skutečné majitele ve stanovených lhůtách zaregistrovaly. Těmto osobám Zákon poskytuje prodlouženou lhůtu pro úpravu zapsaných údajů tak, aby tyto odpovídaly požadavkům Zákona, a to do 1. prosince 2021. Důvodem je, že Zákon v některých ohledech oproti úpravě obsažené v rejstříkovém zákoně odlišně stanovuje kritéria a postupy pro určení skutečných majitelů.

ROZSAH ZAPISOVANÝCH INFORMACÍ

Co se týče celkového rozsahu informací, které je nutné o skutečném majiteli a evidující osobě do evidence dle Zákona zapsat (ačkoliv ne všechny budou volně přístupné – k veřejnosti údajů odkazujeme na náš dřívější článek dostupný zde), nabízíme tento výčet:

• celé jméno, datum narození a rodné číslo, místo bydliště (přesná adresa) a státní příslušnost skutečného majitele (přičemž veřejně přístupné budou pouze stát bydliště, měsíc a rok narození a jejich státní příslušnost);
• údaj o skutečnosti zakládající postavení skutečného majitele (důvod) a informaci o velikosti či povaze (ne)přímého podílu / vlivu;
• popis vlastnické struktury společnosti;
• datum, ke kterému je daná osoba skutečným majitelem společnosti (případně datum, do kterého daná osoba byla skutečným majitelem společnosti).

OPRAVA CHYBNĚ ZAPSANÝCH NEBO NEAKTUÁLNÍCH ÚDAJŮ

Poslední novinkou, kterou se v tomto článku budeme zabývat, je řízení o nesrovnalosti. To umožňuje soudu opravit v evidenci nesprávně zapsané údaje, a tím ji udržovat stále aktuální.

Řízení o nesrovnalostech může soud zahájit na základě prostého oznámení tzv. kvalifikovaných subjektů, kterými jsou veřejné orgány (jako např. finanční úřady, policie atd.) a povinné osoby podle AML zákona (banky, advokáti atd.).

Na okraj je dobré připomenout, že pokud se taková nesrovnalost objeví, Zákon předpokládá v první řadě odstranění nesrovnalosti samotnou evidující osobou, k čemuž ji soud sám vyzve a poskytne jí k nápravě i přiměřenou lhůtu.

Pokud však tato lhůta marně uplyne, zahájí soud řízení o nesrovnalosti a vyrozumí o tom účastníky (evidující osobu a případně osobu s právním zájmem na odstranění nesrovnalosti). Jestliže soud dospěje k závěru, že byla porušena povinnost spojená s evidencí skutečných majitelů, vydá o tom rozhodnutí (zpravidla bez nařízení jednání), ve kterém označí konkrétní nesrovnalosti. Současně informuje o těchto nesrovnalostech příslušný správní orgán,[6]  který rozhodne o uložení peněžitých sankcí. K tomuto doplňujeme, že účinnost nepeněžitých sankcí (pozastavení hlasovacích práv a zákaz vyplacení zisku) není na rozhodnutí soudu závislá a působí od okamžiku, kdy nebyl dotyčný skutečný majitel zapsán, ačkoliv zapsán být měl. Více o sankcích se rovněž dočtete v našem článku zde.

29. dubna 2021

[1] Zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů, v platném znění.

[2] Společnost, která má skutečného majitele, nebo svěřenský správce.

[3] Typicky okresní soud, ve kterém má evidující osoba sídlo či bydliště.

[4] Zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů, ve znění pozdějších předpisů

[5] Upozorňujeme, že tato výjimka se vztahuje jen na obchodní korporace (tzn. s.r.o., a.s., k.s., v.o.s., SE, EHZS a družstva).

[6] obecní úřad obce s rozšířenou působností, v jejímž územním obvodu má dotyčná osoba sídlo nebo bydliště